Статья предлагает читателям практические рекомендации по созданию по-настоящему эффективного электронного письма. В статье описываются способы, с помощью которых можно убедительно передать свои мысли и увеличить вероятность получения ответа на отправленное письмо.
Как создать по-настоящему эффективный email
Отправка электронной почты является неотъемлемой частью нашей ежедневной жизни. Согласно исследованиям, в среднем каждый житель планеты ежедневно отправляет около 10 электронных писем. Однако, как правильно создать эффективный email, чтобы он привлекал внимание получателя и получал ответ?
1. Подготовка
Перед тем, как начать писать письмо, необходимо тщательно подготовиться. Необходимо определиться с темой собщения, знать, кому оно адресовано, и понимать, какого результата Вы хотите добиться. Также стоит уделить внимание оформлению письма — более строгий и читаемый стиль увеличивает шансы получения ответа на сообщение.
2. Сочетайте информацию и эмоции
Чтобы сообщение оставалось в памяти получателя, необходимо, чтобы оно вызывало у него эмоции. Например, использование слова «спасибо» в теме письма увеличивает шансы на открытие сообщения, а в итоге и на получение ответа. Однако, стоит помнить, что информация все равно остается на первом месте.
3. Используйте активные глаголы
Электронное письмо часто используется для запросов и призывов к действию. Чтобы Ваше сообщение было убедительным, стоит использовать активные глаголы. Например, вместо фразы «если Вам это будет удобно» можно написать «Пожалуйста, сообщите, когда Вам удобнее».
4. Используйте лаконичность
Во избежание слишком длинных сообщений, стоит используем лаконичность и краткость. Сообщения не должны быть более 300 слов, а каждый абзац не более 4 предложений. Используйте список со стикерами, чтобы подчеркнуть, какие данные важны и о чем следует написать в ответе.
5. Определите сроки
Если Вы хотите получить ответ на свое письмо в определенные сроки, не забудьте об этом упомянуть в сообщении. Это поможет определиться с приоритетом обработки письма и настройкой напоминаний о дедлайнах.
6. Подпись
Окончательным штрихом к отправленному письму должна быть правильно оформленная подпись. Все электронные письма должны содержать Вашу подпись в конце сообщения с информацией о Вашей должности, компании, фамилии и телефоне.
Отправка электронной почты — это дело рутинное, но соответствующие рекомендации помогут сделать Ваши сообщения уникальными и убедительными. Следуйте этим шести простым советам, чтобы создавать по-настоящему эффективные электронные письма.