Получение писем и написание ответов — немаловажный аспект коммуникации в наше время. Вы можете упустить важную информацию, запутаться и потерять свою репутацию из-за неправильно сформулированного письма. Научиться отвечать на письма можно самостоятельно, имея под рукой несколько возможных решений.

1. Начните с приветствия
Независимо от вида письма вам надо начинать его с приветствия, ведь это создаст приятное настроение у собеседника, с которым вы общаетесь.

2. Конкретизируйте ответ
Далее вы должны ответить на вопрос, о котором говорил ваш собеседник, и предоставить конкретную информацию. Не используйте пустые фразы, попытайтесь донести смысл сообщения до клиента.

3. Предложите новые варианты
Если в письме которое вы получили был задан вопрос на который вы не можете ответить, не стоит оставлять его без ответа. Вместо этого, предложите фразу типа: «Мы пока не имеем возможности ответить на ваш вопрос, но мы можем помочь Вам в решении задачи «. Таким образом, вы можете предложить варианты решения проблемы и продемонстрировать своё желание помочь.

4. Ответьте на все вопросы
При написании ответа на письмо вы должны отвечать на все вопросы, заданные в первом письме. Если ваш собеседник задал несколько вопросов в одном письме, отвечайте на каждый вопрос отдельно.

5. Завершите ответ благодарностью
Не забывайте, что благодарности всегда важны, независимо от того, какой ответ вы дали. Пожелайте собеседнику удачи в дальнейшем решении задачи.

Письма могут иметь различный характер и требовать различных подходов, но контент должен быть всегда понятен и конкретным. Наука об ответе на письмо не так уж сложна, но практически дает большой эффект в деловом сегменте. Будьте четким в ответах, держите деловой тон, и не забывайте делать это на регулярной основе, если вам приходят письма, которые требуют ответа.