В наше время бумажные документы становятся все менее популярными, а электронный документооборот только набирает обороты. В этой статье мы поделимся с вами советами и рекомендациями по созданию эффективного и удобного электронного архива документов.
Статья:
В нашей цифровой эпохе, где большинство процессов переходит в онлайн-режим, электронный архив становится необходимостью для любого бизнеса, организации или отдельного человека. Это не только удобно, но и экономически выгодно и безопасно. Но как создать такой архив правильно? Ниже мы расскажем об этом более подробно.
1. Выберите систему электронного хранения.
Первое, что нужно сделать, это выбрать систему электронного хранения. Некоторые люди предпочитают облако, некоторые — локальное хранение на сервере или жестком диске. Все зависит от того, насколько практично и безопасно будет использование той или иной системы. Но важно не забывать о резервной копии: все данные всегда нужно хранить в нескольких экземплярах.
2. Организуйте файлы.
Система без фильтрации станет бесполезной. Поэтому нужно организовать файлы так, чтобы любой документ можно было найти быстро и легко. Так что, за начало стоит принять за основу принципы организации информации. Например, вы можете использовать даты, ключевые слова, теги и т.п., главное — создайте для себя удобную систему.
3. Разработайте структуру каталогов.
Каталоги будут являться основой для заполнения электронного архива. Поэтому они должны быть хорошо продуманы и структурированы. Вы можете использовать древовидную структуру, состоящую из главных разделов, подразделов и файлов. Главное, чтобы структура была логичной и интуитивно понятной.
4. Обозначьте права доступа.
Для того чтобы обеспечить безопасность данных, вы можете установить права доступа. Они позволяют скрыть некоторые документы от конкретных пользователей, ограничить доступ к отдельным файлам или категориям документов. Например, администратор может иметь полный доступ к архиву, а сотрудники могут иметь доступ только к своим личным документам.
5. Правильно называйте документы.
Как и в любом другом архиве, правильное название документа делает его поиск гораздо проще и быстрее. Как правило, название должно содержать краткую, но информативную информацию о документе. Например, «Анализ рынка в январе 2021 года», «Договор №123 от 01.02.2021 года» и т.п.
В заключение, электронный архив документов необходим для удобного и экономически выгодного хранения документов. Чтобы это было правильно сделано, нужно выбрать систему электронного хранения, организовать файлы, разработать структуру каталогов, обозначить права доступа и правильно называть документы. Эти советы помогут вам создать электронный архив документов, который будет вам удобен и практичен в использовании.